E-Mail-Archivierung

Seit 01.01.2017 gelten die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). Damit gewinnt das Thema E-Mail Archivierung an Brisanz. Wenn die E-Mails den Charakter eines Geschäftsbriefes oder Beleges haben, sind sie von der Aufbewahrungspflicht betroffen und müssen, wie jeder andere Beleg auch, entsprechend den geltenden Fristen archiviert werden. Folgende Grundsätze sind zu beachten:

• Vollständigkeit
• Manipulationssicherheit
• Jederzeit verfügbar
• Maschinell auswertbar
• Nachvollziehbarkeit (Protokollierung)
• Beachtung von Konflikten dienstlicher E-Mails mit personenbezogenen Inhalten (z.B. Bewerbungsschreiben)
• Richtige Integration der Spam-Filterung

Verantwortlich für die Durchführung ist die Geschäftsleitung des Unternehmens. Nur durch geeignete zertifizierte Software ist es möglich, eine rechtssichere Archivierung zu gewährleisten. Wir beraten Sie gern zu diesem Thema und bieten Ihnen auf Ihre Firmengröße zugeschnittene Lösungen an.